JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Jenis – Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

 Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

      Kartu indeks memuat informasi tentang:
Nomor surat
Hal surat
Tanggal surat
Kode surat
Kode kartu indeks
Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5
Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.
        Adapun gunanya :
Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip
Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam
Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
       Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :
Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip
Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.
 Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,
Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.