MASALAH ARSIP MENURUT PARA AHLI

1.    Masalah kearsipan

a.       Drs The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut :

·         Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi

·         Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi laiinya,jangka waktu sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

·         Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

·         Tata kerja dan peraatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan teratur.

b.      Drs. E . Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang

·         Warkat diketemukan setelah lma mencari dn membongkar seluruh tumpukan kertas.

·         Warkat setiap hari selalu bertambah.

·         Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat.

·         Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

·         Pegawai di bidang penyimpnan warkat kurang terlatih

c.       Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penggunaan sistem penggolongan (Kalsifikasi) yang salah.

·         Organisasi yang kurang baik dan perumusan tannggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas .

·         Pegawai yagn tidak terlatih.

·         Tidak ada prosedur kearsipan tertentu

·         Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.

·         Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

·         Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat yang dipinjam atau pengembaliannya.

                Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat.

·         Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.

·         Pegawai Pengelolaan Arsip kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalakan tugasnya.

·         Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.

·         Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan adanya penyusutan

·         Kerusakan arsip yang telah terjadi karena kurangnya perawatan maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majure), seperti bencana alam, kerusuhan, dll.