CARA MENGATASI MASALAH ARSIP

CARA MENGATASI MASALAH MASALAH KEARSIPAN

 masalah-masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut :

a.       Menggunkan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain :

·    Sistem Abjad (Alphabetical)

·    Sistem Masalah (Subject)

·    Sistem Nomor (Numeric)

·    Sistem Tanggal (Chronologi)

·    Sistem Wilayah (Geograhic)

Masing-masing sistem pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri .

b.      Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi

c.       Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya

d.      Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim tersebut sebagai Out Slip.

d.       Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.