PERANAN PEKERJAAN KANTOR

Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)
   Pekerjaan kantor terdiri  dari kegiatan-kegiatan  membantu pimpinan dalam merencanakan  dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)
   Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas- tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:

• a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
• b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
• c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

PERINCIAN PEKERJAAN KANTOR

Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang di dalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryono pekerjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal
2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.
5. Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work)
7. Macam-macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)
8. Tugas-tugas khusus  dengan maksud  untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
9. Surat menyurat, mendikte, mengetik
10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry  telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan menunjukkan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut:

1. Mengetik (typing)                     = 24,6%
2. Menghitung (calculating)           = 19,5%
3. Memeriksa (checking)              = 12,3%
4. Menyimpan warkat (filling)       = 10,2%
5. menelpon (telephoning)             = 8,8%
6. Menggandakan (duplicating)      = 6,4%
7. Mengirim surat (mailing)           = 5,5%
8. Lain-lain                                  = 12,5%

____________________________________

Jumlah                                        = 100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. T erry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb:

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi:

– Mengetik

– Menghitung

– Memeriksa

– Menstensil

– Membubuhkan cap/stempel

– Menelepon

– Menyalin

– Memilah-milah (sortir)

– Melekatkan

– Menandai

– Menyampul

– Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang lazim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:

– Abjad/huruf

– Tanda baca

– Angka

– Tanda hitung, dan

– Garis

– Tulisan

PEMAHAMAN MENGETIK

Typing Master Pro (Mengetik 10 Jari)

A.     Pengertian.

 Typing Mater Pro adalah sebuah software yang dapat melatih kecepatan mengetik kita. Dengan software ini, kita dapat menjadi seorang typing yang handal. Typing Master ini dapat membantu Kita yang ingin belajar mengetik sepuluh jari tanpa melihat tombol keyboard. Selain itu, software/aplikasi ini juga dilengkapi dengan berbagai macam permainan untuk meningkatkan kecepatan mengetik Kita di setiap sesi pelajaran. Selain itu kita dapat melatih kemampuan mengetik kita dengan teks yang telah disediakan serta dapat melihat hasil kemampuan mengetik kita kemudian mencetaknya, sehingga Kita memiliki Ijazah mengetik sendiri dari kecepatan, keakuratan, dan durasi waktu yang digunakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengetik 10 jari seperti :

1.      Konsentrasi

2.      Kuasai Bahasa Inggris

3.      Santai, jangan terburu-buru

4.      Pelajari setiap hari

Typing master pro menyediakan 4 pilihan jenis kursus yang dapat kita pilih:

Touch Typing Course:

Dalam kursus ini, kita akan mempelajari posisi tombol dan kita baca yang biasa digunakan. Setelah menyelesaikan kursus ini kita akan mampu mengetik dengan sepuluh jari kita tanpa melihat keyboard.

Launch Satellite :

Satellite bukanlah sebuah kursus tapi sebuah feature khusus untuk mencatat ketikan kita yang sebenarnya dan mengkhususkan latihan bedasarkan data yang dikumpulkan.

Speed Building Course:

Kursus ini dirancang untuk meningkatkan kepercayaan diri dan kecepatan mengetik kita. Kita akan berfokus pada tonbol untuk setiap jari, mengetik dengan teks yang lebih panjang dan berlatih dengan kata-kata umum.

Number, Special Mark, and Numeric Keypad Course:

Kursus ini mengajarkan bagaimana mengetik nomor pada baris nomor, kata-kata khusus dan nomor keypad.

Software ini sangat mudah di gunakan yang kita perlukan hanyalah mengikuti petunjuk yang di berikan. Pada kursus awal kita akan diajari huruf demi huruf dan jari yang mana yang digunakan untuk menekannya. Selain itu setiap selesai latihan akan ditampilkan pula data pengetikan kita seperti kecepatan, ke akuratan, dan software ini juga akan menunjukan tombol-tombol mana yang sulit bagi kita dan menyediakan fasilitas review dimana kita dapat melakukan latihan khusus pada tombol-tombol tersebut.

Setelah kita menyelesaikan kursur utama kita dapat menjalankan fitur satellite, yang akan mencatat bagaimana kita mengetik sehari-hari dan akan menggunakan datanya untuk mengubah latihan berfokus pada data yang telah dikumpulkan. Selain itu satellite juga dapat di atur untuk mengingatkan kita beristirahat setelah mengetik dalam interval waktu tertentu.

Kemudian sekarang kita perlu juga memahami posisi dimana letak yang paing bagus diantara keyboard tersebut. Pernahkah kita merasakan atau melihat sebuah tonjolan pada huruf “F” dan “J” ?? . Jika kita penasaran, saya akan menjelaskan tentang fungsi benjolan itu. Fungsinya adalah sebagai patokan saat kita mengetik 10 jari.

Mengetik 10 jari dikenal juga dengan touch typing. Artinya, Kita mengetik menggunakan 10 jari tanpa melihat papan keyboard.Teknik ini pertama kali dikenalkan oleh seorang pengajar mengetik yang bernama Frank Edward McGurrin. McGurrin mulai dikenal publik setelah berhasil meraih juara pengetikan. Lomba mengetik tersebut diadakan pada tahun 1888 di Ohio, Amerika Serikat. Setelah langkah pertama praktek mengetik adalah mengerti posisi awal (finger positions atau home row), sekarang kita bahas teknik menghafal tombol dan jari. Perhatikan susunan tombol untuk mengetik pada gambar di bawah ini. Cobalah mulai menghafalkannya.

Buka kedua tangan Kita lalu lihat setiap jari satu per satu dimulai dari kelingking kiri. Sambil melihat jari, ucapkan huruf (karakter) pada jari tersebut.

Lakukan selama minimal 5 menit. Contoh: Lihat jari mulai dari kelingking kiri. Ucapkan huruf: Q A Z. Lanjutkan dengan jari keempat kiri. Ucapkan W S X. Demikian seterusnya. Lakukan pada jari di tangan kiri dan tangan kanan selama 5 menit. Kita dapat melihat gambar di bawah ini sebagai bantuan.

Mungkin sebagian besar orang menganggap kemampuan mengetik 10 jari adalah hal yang sepele, padahal kemampuan mengetik adalah hal yang utama. Apalagi jika aktivitas sehari-hari kita berhubungan dengan pengetikan misalnya seperti Skripsi, Pembuatan laporan, Surat atau Email, Pemrograman, dan Artikel (khususnya buat teman-teman yang punya blog seperti saya). Sangat disayangkan jika teman-teman yang sering menggunakan komputer tetapi masih memiliki kemampuan mengetik yang pas-pasan.

Kerugian yang kita dapatkan jika kita mengetik dengan tanpa menggunakan 10 jari :

1.      Membuat Kita cepat lelah

Mengetik tanpa menggunakan 10 jari, bukan hanya akan memakan waktu yang cukup lama, tetapi juga akan menguras tenaga kita. Karena kita harus melihat keyboard dan layar monitor secara bergantian, melihat keyboard untuk memasukkan input atau huruf yang akan diketik dan melihat monitor untuk memastikan output sudah benar. Bandingkan dengan mengetik tanpa harus melihat keyboard dan hanya fokus pada layar monitor yaitu dengan keahlian mengetik 10 jari, tentu akan menghemat tenaga dan waktu kita.

2.      Tidak efektif dan efisien

Dengan menggunakan 11 jari juga akan membuat jari kita cepat lelah, karena tidak semua jari yang kita gunakan untuk mengetik di keyboard dan hanya beberapa jari saja yang bekerja sehingga penggunaan jari kita jadi tidak efisien

3.      Keyboard bisa cepat rusak (berumur pendek)

Tahukah kita jika mengetik dengan 11 jari akan membuat keyboard kita berumur pendek? Hal ini terjadi karena tekanan mengetik dengan 2 jari ( biasa disebut mengetik 11 jari ) telunjuk lebih kuat daripada tekanan mengetik dengan 10 jari. Tombol Enter adalah tombol yang paling sering rusak karena tombol ini yang paling sering ditekan bahkan dengan sekuat tenaga. Jika Kita mengetik dengan 10 jari, tombol Enter hanya akan ditekan dengan jari kelingking kanan yang tekanan tenaganya lebih kecil dari pada jari telunjuk

KEMAMPUAN YANG HARUS DIMILIKI ADMINISTRATOR

1. Profesional

   Profesional merupakan hal yang utama, Anda harus dapat membedakan mana urusan pribadi dan pekerjaan. Ketika Anda tidak dapat membedakan kedua hal tersebut maka akan ada kemungkinan dimana pekerjaan Anda menjadi berantakan. Bagaimana Anda dapat menjadikan manajemen SDM perusahaan Anda menjadi lebih baik jika Anda, sebagai Admin HR di perusahaan, tidak profesional dalam mengerjakan pekerjaan Anda.

2. Detail

   Menjadi seorang Admin HR menuntut Anda untuk teliti dan fokus dalam melakukan segala hal. Anda juga tidak boleh sembarangan dalam mengambil keputusan dan Anda harus dapat menyelesaikan pekerjaan Anda dengan baik. Bukan berarti Anda tidak boleh melakukan kesalahan, namun untuk meminimalisir kesalahan yang akan terjadi alangkah lebih baiknya jika Anda teliti dalam mengerjakan pekerjaan Anda, seperti melakukan crosscheck atas pekerjaan Anda, melengkapi setiap kebutuhan-kebutuhan dari karyawan, dan mengevaluasi pekerjaan Anda sebelumnya sehingga kedepannya tidak ada hal yang tertinggal (miss) lagi.

3. Kerjasama Tim

   Kerjasama tim merupakan satu hal yang wajib dimiliki oleh semua bagian di
   perusahaan, terlebih lagi untuk bagian HR yang memang sangat berkaitan dengan divisi lainnya. Contohnya ketika bagian HR akan mengadakan training untuk beberapa orang dari divisi yang berbeda, Anda, sebagai Admin HR, harus mampu bekerjasama dengan baik, dalam hal komunikasi dan juga manajemen waktu dengan divisi lain agar tidak bertabrakan. Anda juga wajib tau tentang kebutuhan apa yang benar-benar dibutuhkan dan solusi training apa yang harus dilakukan. Kerjasama tim merupakan hal yang sangat penting agar kesuksesan sebuah perusahaan dapat tercapai dengan baik.

4. Kemampuan Menyelesaikan Masalah (Problem Solving)

   Sebagai seorang Admin HR Anda harus bisa
   memahami masalah apa yang terjadi dan bagaimana menyelesaikannya. Jangan jadikan masalah sebagai beban, tapi Anda harus mencari solusi terhadap masalah tersebut. Misalkan, terjadi penurunan pada performa karyawan Anda, ini merupakan masalah bagi tim HR juga. Lalu apa sih solusinya? Coba adakan one-on-one meeting antara karyawan dengan atasannya, atur jadwal problem solving meeting bagi mereka agar masalah terselesaikan dan kinerja karyawan juga akan meningkat.

5. Multitasking

   Seorang Admin HR tidak hanya memiliki satu jenis pekerjaan saja yang harus diselesaikan dalam satu waktu. Misalkan, Admin HR bagian rekrutmen, Anda harus bisa mengerjakan seleksi CV, atur jadwal interview, menyiapkan tes untuk calon karyawan, dan lain-lain, dalam waktu yang bersamaan. Anda harus dapat memberikan performa terbaik Anda untuk ini, oleh karena itu Anda dituntut untuk menjadi seorang yang multitasking, agar pekerjaan Anda dapat terselesaikan dengan baik dan mendapatkan hasil yang sesuai target.

6. Kemampuan Mengorganisasi (Organization)

   Kemampuan untuk mengorganisasikan juga merupakan hal yang tidak kalah penting, seorang Admin HR harus dapat mengelola setiap kemampuan karyawannya, memiliki sikap tegas terhadap manajemen waktu, menyimpan data karyawan dengan rapi dan memikirkan bagaimana untuk meningkatkan keefektifan setiap karyawan yang ada.

7. Kemampuan Bernegosiasi

   Negosiasi merupakan suatu proses saat dua belah pihak melakukan proses untuk mencapai kesepakatan atau perjanjian bersama yang memenuhi kepuasan pihak-pihak yang bersangkutan. Penting bagi seorang Admin HR untuk dapat melakukan negosiasi yang benar agar permasalahan yang tidak dapat terselesaikan menjadi selesai. Kesepakatan tersebut pun meliputi win-win solution, bukan win-lose solution.

Nah, hal-hal diatas merupakan keahlian yang wajib dimiliki oleh seorang Admin HR, dan sudah jelas bukan kalau tugas dari Admin HR bukan hanya mengurusi bagian personalia karyawan. Banyak hal yang dapat dilakukan agar menciptakan performa yang lebih baik bagi karyawan dan perusahaan. Cek disini untuk solusi manajemen administrasi personalia yang efektif dan efisien bagi perusahaan.

SYARAT-SYARAT MENJADI SEORANG ADMINISTRATOR YANG BAIK

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki permintaan sendiri sendiri, jadi saya rangkum gambaran besar yang biasa di minta dari perusahaan. Langkah langkah seleksi pegawai kantoran adalah sebagai berikut ini.

1. Jenis Kelamin, 

Biasanya banyak yang di cari pada syarat pertama adalah wanita , kenapa harus wanita pada umumnya wanita cenderung lebih teliti dan penyabar, tetapi setiap perusahaan memiliki pilihan tersendiri dalam hal administrasi, tapi bagi laki laki jangan berkecil hati saya bilang seperti itu, karena pada zaman sekarang ini banyak pula yang pria bekerja sebagai administrasi, untuk itu untuk kamu calon pegawai kantoran. hal ini biasanya menjadi acuan juga suatu perusahaan dalam mencari karyawannya.

Baca :

 Cara Presentasi yang memukau untuk menjadi karyawan Kantor

2. Minimal Pendidikan

Pada syarat ke 2 minimal pedidikan juga harus kamu tahu, kebanyakan pada suatu perusahaan yang sudah sekelas PT. biasanya mereka mencari dari kalangan intelektual, tetapi skill administrasi lah yang utama di nilai, jika suatu perusahaan syarat pendidikan tidak di utamakan Kita masih punya skill atau keahlian yang wajib kita berikan, untuk itu sekarang tunjukan bahwa kita memiliki skill,.

3. Mengerti bahasa ingris pasif

Dalam hal yang ketiga ini dunia kantor memanglah berbeda beda dalam kasus di atas mungkin perusahaan tersebut bekerja sama atau ruang lingkup perkantoran,nya berhubungan dengan orang asing, untuk itu kita wajib belajar dasar mengenai bahasa inggris.

4. Menyukai Bisnis Onlain $ sosial media dan ecomerce

Pastinya ini admin dari bisnis onlain untuk mengurusi pembayaran transaksi, menanggapi calon pembeli, dan untuk promosi juga, tidak beda jauh dengan marketing online, tetapi kalau marketing tidak mengurusi soal hitung menghitung.

5, Tempat tinggal

Tempat tinggal biasaya juga mempengaruhi di terimanya dalam suatu perusahaan, biasnya perusahaan mengutamakan penduduk warga sekitar dari perusahaan, karena hal itu sudah menjadi pilihan tersendiri dari setiap perusahaaan,

6.  Memahami internet, ms Excel.Ms word, Power Point, maupun website 

Permintaaan pada umumnya anda harus menguasai internet, Ms Excel. Ms word, Power Point, maupun web jika anda yang akan kamu tuju nanti sebagai admin web, untuk itu silahkan anda belajar adminstrasi perkantoran excel yang sudah saya bahas pada postingan sebelumnya.

7. karakter sifat

Biasnya syarat yang dia cari juga tidak terlepas mengenai sifat dan karakter seoarang pegawai kantor harus jujur, disiplin, ulet dan kreatif, patang menyerah, biasanya itu sih pada tes wawancara dulu saya di suatu Perusahaan media Informasi yang cukup terkenal di jawa tengah, tetapi di situ melamar pekerjaan sebagai wartawan dulu, biasanya yang di nilai sudah saya jelaskan di atas.

baca juga : Syarat dan tugas Menjadi Pramuniaga Indomaret

Demikian lah artikel mengenai 7 syarat mejadi karyawan administasi perkantoran semoga memberikan gambaran mengenai kualitas kita, dan yang terpenting take action aja, jangan banyak cari informasi kerja sebagai admin, tetapi banyakin masukan lamaran mu, dan saat wawancara pasti ada ilmu yang kita dapat, sekian dari saya,  

DESKRIPSI KERJA PEGAWAI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran

Deskripsi pekrjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab untuk operasionalisasi organsasai dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi.

Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multi tasking, selain harus menjalankan administrasi juga menjadi hubungan baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan?

• Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan pemeriksaan kualitas kerja.

• Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan sesuai dengan standar, aturan dan peraturan lembaga.

• Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya untuk mengenalkan karyawan baru pada institusi.

• Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.

• Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.

• Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.

• Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk membuat rekomendasi-rekomendasi penting pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan khusus dengan perusahaan.

• Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan perkiraan pengeluaran tahunan dan menuliskan anggaran belanja perusahaan.

• Tugas pegawai administrasi perkantoran adalah sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada tingkat tertinggi dari organisasi dan berkerja untuk mempertahankan kedekatan kolaborasi yang efektif dalam organisasi.

• Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris untuk komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran adalah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.

Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut untuk menjadi pegawai administrasi perkantoran adalah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa tahu pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.

TUGAS PEGAWAI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran

Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugasnya terpentingnya adalah komunikasi dan organisasi.

Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, karena Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan untuk keberhasilan pada posisi ini.

• Menjawab telepon. Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.

• Penjadwalan. Jika Anda adalah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menjaga penjadwalan pertemuan dan acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau keseluruhan staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan pertemuan staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan untuk bos Anda.

• Komunikasi. Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda tidak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga akan bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi penting perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan melalui email.

• Entri data. Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan infromasi ke dalam databaseperusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja darisupplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan.

• Pengorganisasi. Ini adalah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.