CARA MENGATASI MASALAH ARSIP

CARA MENGATASI MASALAH MASALAH KEARSIPAN

 masalah-masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut :

a.       Menggunkan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain :

·    Sistem Abjad (Alphabetical)

·    Sistem Masalah (Subject)

·    Sistem Nomor (Numeric)

·    Sistem Tanggal (Chronologi)

·    Sistem Wilayah (Geograhic)

Masing-masing sistem pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri .

b.      Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi

c.       Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya

d.      Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim tersebut sebagai Out Slip.

d.       Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.

MASALAH ARSIP MENURUT PARA AHLI

1.    Masalah kearsipan

a.       Drs The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut :

·         Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi

·         Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi laiinya,jangka waktu sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

·         Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

·         Tata kerja dan peraatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan teratur.

b.      Drs. E . Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang

·         Warkat diketemukan setelah lma mencari dn membongkar seluruh tumpukan kertas.

·         Warkat setiap hari selalu bertambah.

·         Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat.

·         Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

·         Pegawai di bidang penyimpnan warkat kurang terlatih

c.       Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penggunaan sistem penggolongan (Kalsifikasi) yang salah.

·         Organisasi yang kurang baik dan perumusan tannggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas .

·         Pegawai yagn tidak terlatih.

·         Tidak ada prosedur kearsipan tertentu

·         Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.

·         Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

·         Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat yang dipinjam atau pengembaliannya.

                Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat.

·         Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.

·         Pegawai Pengelolaan Arsip kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalakan tugasnya.

·         Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.

·         Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan adanya penyusutan

·         Kerusakan arsip yang telah terjadi karena kurangnya perawatan maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majure), seperti bencana alam, kerusuhan, dll.

CARA MENEMUKAN ARSIP KEMBALI

 Penemuan Kembali Arsip 

Prosedur Penemuan Kembali ArsipPencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.
1. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Lamaa. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Carilah surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan kolom buku agenda pengirim atau asal.
c. Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan tersebut pada lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnelehter map.
d. Setelah ordner atau schnelehter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip.
2. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Barua. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.
c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.
d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci. 

PEMAHAMAN MENGENAI PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan

      Penyusutan arsip yang telah mencapai maa inaktif adalah merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatann penyusustan yang dimaksudkan disini adalah untuk mengurangi atrsip arsip yang tercipta dengan jalan arsip yang tidak bernilai guna, serta memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip atau ke file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang layak dipindahkan.

    Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub sistem dalam tata kearsipan khususnya Penyimpanan berkas dan penyusustan arsip telah berjalan secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan masing-masing jenis dan tipe arsip. Dipihak lain masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
Kendala-kendala Dalam Penyimpanan

Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan menurutE. Martono (1993 : 75).
1. Kesulitan memperoleh warkat karena hilang.
2. Kesulitan memperoleh warkat bahkan perlu dicari setelah
1. membongkari tumpukan warkat.
2. Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat.
3. Kurangnya pegawai yang cukup terlatih didalam tata berkas.

Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemaaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus-menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mecukupi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

SYARAT MENJADI PETUGAS ARSIP YANG BAIK

1. Ketrampilan,
Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembaki arsip. Demikian pula, seorang [petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.

2. Ketelitian,
Dimaksudkan bahwa petuigas kearsipan harus harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar.

3. Kerapian,
adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan,ketertiban,dan kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4. Kecerdasan,
Tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapatmengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi.

TUGAS PENATAAN DAN PELESTARIAN ARSIP

 Penataan dan Pelestarian Arsip,

 mempunyai tugas:

• menyusun rencana dan program kerja Bidang;
• mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bidang ;
• mengkoordinasikan para Kepala Sub Bidang;
• menilai prestasi kerja bawahan;   
• menyelenggarakan penelusuran dan pelestarian arsip;
• menyelenggarakan pengkoordinasian dan kerjasama kearsipan dengan lembaga-lembaga negara/pemerintah, pemerintah provinsi, kabupaten/kota, BUMN, BUMD, swasta dan perorangan serta lembaga kearsipan luar negeri;
• menyelenggarakan penilaian penyerahan arsip;
• menyelenggarakan pemilahan, penyiangan dan pemberkasan arsip;
• melaksanakan sistem pengendalian intern;
• melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
• melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan.

 Sub Bidang Penataan,

 mempunyai tugas:

• menyusun rencana dan program kerja Sub Bidang;
• memberikan petunjuk kepada bawahan;
• menilai prestasi kerja bawahan;
• melaksanakan penilaian penyerahan arsip;
• melaksanakan koordinasi dan kerjasama kearsipan dengan lembaga-lembaga negara/pemerintah, pemerintah provinsi, kabupaten/kota, BUMN, BUMD, swasta dan perorangan serta lembaga kearsipan luar negeri;
• melaksanakan akuisisi arsip;
• melaksanakan fumigasi arsip;
• melaksanakan pemilahan, penyiangan dan pemberkasan arsip;
• membuat DPAS (Daftar Pertelaan Arsip Sementara), penyerahan arsip;
• melaksanakan sistem pengendalian intern;
• melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
• melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

  Sub Bidang Pelestarian

 mempunyai tugas:

• menyusun rencana dan program kerja Sub Bidang;
• memberikan petunjuk kepada bawahan;
• menilai prestasi kerja bawahan;
• melaksanakan penelusuran arsip;
• melaksanakan reproduksi arsip;
• melaksanakan restorasi dan konservasi arsip;
• melaksanakan pengujian bahan-bahan restorasi dan konservasi arsip;
• melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip;
• melaksanakan sistem pengendalian intern;
• melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
• melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

TUGAS BIDANG PENGELOLAAN ARSIP

 Bidang Pengelolaan Arsip

 mempunyai tugas:

• menyusun rencana dan program kerja Sub Bidang;
• memberikan petunjuk kepada bawahan;
• menilai prestasi kerja bawahan;
• melaksanaan pengelolaan arsip in aktif dan statis;
• melaksanakan penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip;
• menyusun telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip;
• menerima, menata dan mendiskripsi arsip;
• melaksanakan pemeliharaan dan perawatan arsip;
• menyusun skema pengaturan dan penyimpanan arsip;
• memberikan layanan arsip;
• melaksanakan manuver berkas arsip;
• melaksanakan pengelolaan daftar Pertelaan dan daftar inventaris arsip;
• melaksanakan sistem pengendalian intern;
• melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
• melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang.

TUGAS PENGELOLAAN DAN LAYANAN KEARSIPAN

Bidang Pengelolaan dan Layanan Kearsipan

 mempunyai tugas:

• menyusun rencana dan program kerja Bidang;
• mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bidang ;
• mengkoordinasikan para Kepala Sub Bidang;
• menilai prestasi kerja bawahan;   
• menyelenggarakan pelaksanaan program penilaian dan penyusutan arsip in aktif;
• meyelenggarakan telaahan persetujuan jadwal retensi dan pemusnahan arsip;
• menyelenggarakan pengelolaan arsip in aktif dan statis;
• menyelenggarakan penyusunan dan pengelolaan daftar Pertelaan dan daftar inventaris arsip;
• menyelenggarakan pelaksanaan program pemeliharaan dan perawatan arsip dinamis dan statis;
• menyelenggarakan pelaksanaan layanan dan publikasi arsip;
• menyelenggarakan alih media arsip;
• melaksanakan sistem pengendalian intern;
• melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
• melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan.

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Sistem Penyimpanan Arsip

“Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”. 
Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa :
"Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat".

Sistem penyimpanan didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.

Tujuan penataan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat  yang belum selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).

a. Penyimpanan sementara (File pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.

b. Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini  banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut (Amsyah, 2008:5):1. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
2. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi tanda
 Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
5. Menyimpan Arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan 

JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Jenis – Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

 Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

      Kartu indeks memuat informasi tentang:
Nomor surat
Hal surat
Tanggal surat
Kode surat
Kode kartu indeks
Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5
Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.
        Adapun gunanya :
Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip
Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam
Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
       Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :
Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip
Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.
 Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,
Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

MACAM-MACAM PERALATAN KEARSIPAN

Macam – Macam Peralatan Kearsipan

a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci, tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus ( Vertikal ) berderet kebelakang. Filing Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang bersifat aktf.

b. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar ), yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip di simpan pada alat ini secara lateral.

c.  Lemari arsip, yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip yang terbuat dari kayu atau besi yang di lengkapi dengan d.  Rak Arsip. Yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral. Arsip yang ingin di simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau kotak arsip.

d.  Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal (Plastik) yang di gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map arsip terbagi atas beberapa macam :

1. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stopmap folio di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga dapat untuk penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi kumpulan arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan menggunakan tali.

1. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup dan arsip yang di simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga bersipat aktif.

1. Folder, yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

1. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

e. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2 bagian yaitu :

1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda atau indeks ( pengelompokan arsip ).

1. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.

Posisi tab guide ada 3, yaitu :

1. Guide pertama terletak di posisi atas sebelah kiri.

1. Guide kedua terletak di posisi atas bagian tengah.

1. Guide ketiga terletak pada posisi atas sebelah kanan.

f. Ordner yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.arsip akan di simpan ordner terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

g.  Stapler adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
1.  Stapler kecil maksimum 10 lembar kertas
2.  Stapler sedang mampu sampai 10-20 lembar kertas
3.   Stapler besar mampu sampai 20 lembar
 

h. Perforator adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas.

i. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

j. Kotak/bok adalah kotak yang di gunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

k. Alat Sotir adalah yang di gunakan untuk memisahkan surat/warkat yang di terima, di proses, di kirimkan, dan di simpan ke dalam folder masing – masing.

l.  Label adalah alat yang di gunakan untuk untuk memberi judul pada map/folder guide.

m. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan arsip berbentuk kecil, seperti lembar pinjam arsip, kartu kendali yang memiliki jatuh tempo.

n.  Cardex ( Card Index ) cabinet adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.

o.   Rak/Laci kartu adalah laci – laci yang di susun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu ukuran kecil yang di susun secara Vertikal.

p.    Alat penyimpanan khusus adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD, Kaset Dan lain –lain

x

MACAM-MACAM SISTEM KEARSIPAN

Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem abjad

              adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan
      2. Sitem geografis
              yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi
      3. Sistem Kronologis
             sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.
       4. Sistem Nomor
            Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.
       5. Sistem Sybyek
          Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.Iklan

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

MENGENAL KEARSIPAN

K E A R S I P A N

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED.

A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )

L = Legal Value ( Nilai Hukum )

F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )

R = Research Value ( Nilai Penelitian )

E = Education Value ( Nilai Pendidikan )

D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )

Dan untuk mengingat betapa pentingnya arsip,maka ingatlah singkatan :

A = Amankan

R = Rawat

S = Semua

I = Informasi

P = Penting

Tujuan Kearsipan adalah:

•   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

•   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.

•   Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.

•   Untuk menghemat tempat penyimpanan.

•   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

•   Untuk menjaga kelestarian arsip.

Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu :

1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di susun berderet menyamping.

Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
· harus cakap dan cerdas
· harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
· harus teliti dan ulet
· harus sabar
· harus memilki kepribadian dan sopan
· harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

• Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
• Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.