MENGENAL KEARSIPAN

K E A R S I P A N

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED.

A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )

L = Legal Value ( Nilai Hukum )

F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )

R = Research Value ( Nilai Penelitian )

E = Education Value ( Nilai Pendidikan )

D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )

Dan untuk mengingat betapa pentingnya arsip,maka ingatlah singkatan :

A = Amankan

R = Rawat

S = Semua

I = Informasi

P = Penting

Tujuan Kearsipan adalah:

•   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

•   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.

•   Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.

•   Untuk menghemat tempat penyimpanan.

•   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

•   Untuk menjaga kelestarian arsip.

Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu :

1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di susun berderet menyamping.

Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
· harus cakap dan cerdas
· harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
· harus teliti dan ulet
· harus sabar
· harus memilki kepribadian dan sopan
· harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

• Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
• Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.