PEMAHAMAN MENGETIK

Typing Master Pro (Mengetik 10 Jari)

A.     Pengertian.

 Typing Mater Pro adalah sebuah software yang dapat melatih kecepatan mengetik kita. Dengan software ini, kita dapat menjadi seorang typing yang handal. Typing Master ini dapat membantu Kita yang ingin belajar mengetik sepuluh jari tanpa melihat tombol keyboard. Selain itu, software/aplikasi ini juga dilengkapi dengan berbagai macam permainan untuk meningkatkan kecepatan mengetik Kita di setiap sesi pelajaran. Selain itu kita dapat melatih kemampuan mengetik kita dengan teks yang telah disediakan serta dapat melihat hasil kemampuan mengetik kita kemudian mencetaknya, sehingga Kita memiliki Ijazah mengetik sendiri dari kecepatan, keakuratan, dan durasi waktu yang digunakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengetik 10 jari seperti :

1.      Konsentrasi

2.      Kuasai Bahasa Inggris

3.      Santai, jangan terburu-buru

4.      Pelajari setiap hari

Typing master pro menyediakan 4 pilihan jenis kursus yang dapat kita pilih:

Touch Typing Course:

Dalam kursus ini, kita akan mempelajari posisi tombol dan kita baca yang biasa digunakan. Setelah menyelesaikan kursus ini kita akan mampu mengetik dengan sepuluh jari kita tanpa melihat keyboard.

Launch Satellite :

Satellite bukanlah sebuah kursus tapi sebuah feature khusus untuk mencatat ketikan kita yang sebenarnya dan mengkhususkan latihan bedasarkan data yang dikumpulkan.

Speed Building Course:

Kursus ini dirancang untuk meningkatkan kepercayaan diri dan kecepatan mengetik kita. Kita akan berfokus pada tonbol untuk setiap jari, mengetik dengan teks yang lebih panjang dan berlatih dengan kata-kata umum.

Number, Special Mark, and Numeric Keypad Course:

Kursus ini mengajarkan bagaimana mengetik nomor pada baris nomor, kata-kata khusus dan nomor keypad.

Software ini sangat mudah di gunakan yang kita perlukan hanyalah mengikuti petunjuk yang di berikan. Pada kursus awal kita akan diajari huruf demi huruf dan jari yang mana yang digunakan untuk menekannya. Selain itu setiap selesai latihan akan ditampilkan pula data pengetikan kita seperti kecepatan, ke akuratan, dan software ini juga akan menunjukan tombol-tombol mana yang sulit bagi kita dan menyediakan fasilitas review dimana kita dapat melakukan latihan khusus pada tombol-tombol tersebut.

Setelah kita menyelesaikan kursur utama kita dapat menjalankan fitur satellite, yang akan mencatat bagaimana kita mengetik sehari-hari dan akan menggunakan datanya untuk mengubah latihan berfokus pada data yang telah dikumpulkan. Selain itu satellite juga dapat di atur untuk mengingatkan kita beristirahat setelah mengetik dalam interval waktu tertentu.

Kemudian sekarang kita perlu juga memahami posisi dimana letak yang paing bagus diantara keyboard tersebut. Pernahkah kita merasakan atau melihat sebuah tonjolan pada huruf “F” dan “J” ?? . Jika kita penasaran, saya akan menjelaskan tentang fungsi benjolan itu. Fungsinya adalah sebagai patokan saat kita mengetik 10 jari.

Mengetik 10 jari dikenal juga dengan touch typing. Artinya, Kita mengetik menggunakan 10 jari tanpa melihat papan keyboard.Teknik ini pertama kali dikenalkan oleh seorang pengajar mengetik yang bernama Frank Edward McGurrin. McGurrin mulai dikenal publik setelah berhasil meraih juara pengetikan. Lomba mengetik tersebut diadakan pada tahun 1888 di Ohio, Amerika Serikat. Setelah langkah pertama praktek mengetik adalah mengerti posisi awal (finger positions atau home row), sekarang kita bahas teknik menghafal tombol dan jari. Perhatikan susunan tombol untuk mengetik pada gambar di bawah ini. Cobalah mulai menghafalkannya.

Buka kedua tangan Kita lalu lihat setiap jari satu per satu dimulai dari kelingking kiri. Sambil melihat jari, ucapkan huruf (karakter) pada jari tersebut.

Lakukan selama minimal 5 menit. Contoh: Lihat jari mulai dari kelingking kiri. Ucapkan huruf: Q A Z. Lanjutkan dengan jari keempat kiri. Ucapkan W S X. Demikian seterusnya. Lakukan pada jari di tangan kiri dan tangan kanan selama 5 menit. Kita dapat melihat gambar di bawah ini sebagai bantuan.

Mungkin sebagian besar orang menganggap kemampuan mengetik 10 jari adalah hal yang sepele, padahal kemampuan mengetik adalah hal yang utama. Apalagi jika aktivitas sehari-hari kita berhubungan dengan pengetikan misalnya seperti Skripsi, Pembuatan laporan, Surat atau Email, Pemrograman, dan Artikel (khususnya buat teman-teman yang punya blog seperti saya). Sangat disayangkan jika teman-teman yang sering menggunakan komputer tetapi masih memiliki kemampuan mengetik yang pas-pasan.

Kerugian yang kita dapatkan jika kita mengetik dengan tanpa menggunakan 10 jari :

1.      Membuat Kita cepat lelah

Mengetik tanpa menggunakan 10 jari, bukan hanya akan memakan waktu yang cukup lama, tetapi juga akan menguras tenaga kita. Karena kita harus melihat keyboard dan layar monitor secara bergantian, melihat keyboard untuk memasukkan input atau huruf yang akan diketik dan melihat monitor untuk memastikan output sudah benar. Bandingkan dengan mengetik tanpa harus melihat keyboard dan hanya fokus pada layar monitor yaitu dengan keahlian mengetik 10 jari, tentu akan menghemat tenaga dan waktu kita.

2.      Tidak efektif dan efisien

Dengan menggunakan 11 jari juga akan membuat jari kita cepat lelah, karena tidak semua jari yang kita gunakan untuk mengetik di keyboard dan hanya beberapa jari saja yang bekerja sehingga penggunaan jari kita jadi tidak efisien

3.      Keyboard bisa cepat rusak (berumur pendek)

Tahukah kita jika mengetik dengan 11 jari akan membuat keyboard kita berumur pendek? Hal ini terjadi karena tekanan mengetik dengan 2 jari ( biasa disebut mengetik 11 jari ) telunjuk lebih kuat daripada tekanan mengetik dengan 10 jari. Tombol Enter adalah tombol yang paling sering rusak karena tombol ini yang paling sering ditekan bahkan dengan sekuat tenaga. Jika Kita mengetik dengan 10 jari, tombol Enter hanya akan ditekan dengan jari kelingking kanan yang tekanan tenaganya lebih kecil dari pada jari telunjuk

KEMAMPUAN YANG HARUS DIMILIKI ADMINISTRATOR

1. Profesional

   Profesional merupakan hal yang utama, Anda harus dapat membedakan mana urusan pribadi dan pekerjaan. Ketika Anda tidak dapat membedakan kedua hal tersebut maka akan ada kemungkinan dimana pekerjaan Anda menjadi berantakan. Bagaimana Anda dapat menjadikan manajemen SDM perusahaan Anda menjadi lebih baik jika Anda, sebagai Admin HR di perusahaan, tidak profesional dalam mengerjakan pekerjaan Anda.

2. Detail

   Menjadi seorang Admin HR menuntut Anda untuk teliti dan fokus dalam melakukan segala hal. Anda juga tidak boleh sembarangan dalam mengambil keputusan dan Anda harus dapat menyelesaikan pekerjaan Anda dengan baik. Bukan berarti Anda tidak boleh melakukan kesalahan, namun untuk meminimalisir kesalahan yang akan terjadi alangkah lebih baiknya jika Anda teliti dalam mengerjakan pekerjaan Anda, seperti melakukan crosscheck atas pekerjaan Anda, melengkapi setiap kebutuhan-kebutuhan dari karyawan, dan mengevaluasi pekerjaan Anda sebelumnya sehingga kedepannya tidak ada hal yang tertinggal (miss) lagi.

3. Kerjasama Tim

   Kerjasama tim merupakan satu hal yang wajib dimiliki oleh semua bagian di
   perusahaan, terlebih lagi untuk bagian HR yang memang sangat berkaitan dengan divisi lainnya. Contohnya ketika bagian HR akan mengadakan training untuk beberapa orang dari divisi yang berbeda, Anda, sebagai Admin HR, harus mampu bekerjasama dengan baik, dalam hal komunikasi dan juga manajemen waktu dengan divisi lain agar tidak bertabrakan. Anda juga wajib tau tentang kebutuhan apa yang benar-benar dibutuhkan dan solusi training apa yang harus dilakukan. Kerjasama tim merupakan hal yang sangat penting agar kesuksesan sebuah perusahaan dapat tercapai dengan baik.

4. Kemampuan Menyelesaikan Masalah (Problem Solving)

   Sebagai seorang Admin HR Anda harus bisa
   memahami masalah apa yang terjadi dan bagaimana menyelesaikannya. Jangan jadikan masalah sebagai beban, tapi Anda harus mencari solusi terhadap masalah tersebut. Misalkan, terjadi penurunan pada performa karyawan Anda, ini merupakan masalah bagi tim HR juga. Lalu apa sih solusinya? Coba adakan one-on-one meeting antara karyawan dengan atasannya, atur jadwal problem solving meeting bagi mereka agar masalah terselesaikan dan kinerja karyawan juga akan meningkat.

5. Multitasking

   Seorang Admin HR tidak hanya memiliki satu jenis pekerjaan saja yang harus diselesaikan dalam satu waktu. Misalkan, Admin HR bagian rekrutmen, Anda harus bisa mengerjakan seleksi CV, atur jadwal interview, menyiapkan tes untuk calon karyawan, dan lain-lain, dalam waktu yang bersamaan. Anda harus dapat memberikan performa terbaik Anda untuk ini, oleh karena itu Anda dituntut untuk menjadi seorang yang multitasking, agar pekerjaan Anda dapat terselesaikan dengan baik dan mendapatkan hasil yang sesuai target.

6. Kemampuan Mengorganisasi (Organization)

   Kemampuan untuk mengorganisasikan juga merupakan hal yang tidak kalah penting, seorang Admin HR harus dapat mengelola setiap kemampuan karyawannya, memiliki sikap tegas terhadap manajemen waktu, menyimpan data karyawan dengan rapi dan memikirkan bagaimana untuk meningkatkan keefektifan setiap karyawan yang ada.

7. Kemampuan Bernegosiasi

   Negosiasi merupakan suatu proses saat dua belah pihak melakukan proses untuk mencapai kesepakatan atau perjanjian bersama yang memenuhi kepuasan pihak-pihak yang bersangkutan. Penting bagi seorang Admin HR untuk dapat melakukan negosiasi yang benar agar permasalahan yang tidak dapat terselesaikan menjadi selesai. Kesepakatan tersebut pun meliputi win-win solution, bukan win-lose solution.

Nah, hal-hal diatas merupakan keahlian yang wajib dimiliki oleh seorang Admin HR, dan sudah jelas bukan kalau tugas dari Admin HR bukan hanya mengurusi bagian personalia karyawan. Banyak hal yang dapat dilakukan agar menciptakan performa yang lebih baik bagi karyawan dan perusahaan. Cek disini untuk solusi manajemen administrasi personalia yang efektif dan efisien bagi perusahaan.

SYARAT-SYARAT MENJADI SEORANG ADMINISTRATOR YANG BAIK

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki permintaan sendiri sendiri, jadi saya rangkum gambaran besar yang biasa di minta dari perusahaan. Langkah langkah seleksi pegawai kantoran adalah sebagai berikut ini.

1. Jenis Kelamin, 

Biasanya banyak yang di cari pada syarat pertama adalah wanita , kenapa harus wanita pada umumnya wanita cenderung lebih teliti dan penyabar, tetapi setiap perusahaan memiliki pilihan tersendiri dalam hal administrasi, tapi bagi laki laki jangan berkecil hati saya bilang seperti itu, karena pada zaman sekarang ini banyak pula yang pria bekerja sebagai administrasi, untuk itu untuk kamu calon pegawai kantoran. hal ini biasanya menjadi acuan juga suatu perusahaan dalam mencari karyawannya.

Baca :

 Cara Presentasi yang memukau untuk menjadi karyawan Kantor

2. Minimal Pendidikan

Pada syarat ke 2 minimal pedidikan juga harus kamu tahu, kebanyakan pada suatu perusahaan yang sudah sekelas PT. biasanya mereka mencari dari kalangan intelektual, tetapi skill administrasi lah yang utama di nilai, jika suatu perusahaan syarat pendidikan tidak di utamakan Kita masih punya skill atau keahlian yang wajib kita berikan, untuk itu sekarang tunjukan bahwa kita memiliki skill,.

3. Mengerti bahasa ingris pasif

Dalam hal yang ketiga ini dunia kantor memanglah berbeda beda dalam kasus di atas mungkin perusahaan tersebut bekerja sama atau ruang lingkup perkantoran,nya berhubungan dengan orang asing, untuk itu kita wajib belajar dasar mengenai bahasa inggris.

4. Menyukai Bisnis Onlain $ sosial media dan ecomerce

Pastinya ini admin dari bisnis onlain untuk mengurusi pembayaran transaksi, menanggapi calon pembeli, dan untuk promosi juga, tidak beda jauh dengan marketing online, tetapi kalau marketing tidak mengurusi soal hitung menghitung.

5, Tempat tinggal

Tempat tinggal biasaya juga mempengaruhi di terimanya dalam suatu perusahaan, biasnya perusahaan mengutamakan penduduk warga sekitar dari perusahaan, karena hal itu sudah menjadi pilihan tersendiri dari setiap perusahaaan,

6.  Memahami internet, ms Excel.Ms word, Power Point, maupun website 

Permintaaan pada umumnya anda harus menguasai internet, Ms Excel. Ms word, Power Point, maupun web jika anda yang akan kamu tuju nanti sebagai admin web, untuk itu silahkan anda belajar adminstrasi perkantoran excel yang sudah saya bahas pada postingan sebelumnya.

7. karakter sifat

Biasnya syarat yang dia cari juga tidak terlepas mengenai sifat dan karakter seoarang pegawai kantor harus jujur, disiplin, ulet dan kreatif, patang menyerah, biasanya itu sih pada tes wawancara dulu saya di suatu Perusahaan media Informasi yang cukup terkenal di jawa tengah, tetapi di situ melamar pekerjaan sebagai wartawan dulu, biasanya yang di nilai sudah saya jelaskan di atas.

baca juga : Syarat dan tugas Menjadi Pramuniaga Indomaret

Demikian lah artikel mengenai 7 syarat mejadi karyawan administasi perkantoran semoga memberikan gambaran mengenai kualitas kita, dan yang terpenting take action aja, jangan banyak cari informasi kerja sebagai admin, tetapi banyakin masukan lamaran mu, dan saat wawancara pasti ada ilmu yang kita dapat, sekian dari saya,  

CARA MENGATASI MASALAH ARSIP

CARA MENGATASI MASALAH MASALAH KEARSIPAN

 masalah-masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut :

a.       Menggunkan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain :

·    Sistem Abjad (Alphabetical)

·    Sistem Masalah (Subject)

·    Sistem Nomor (Numeric)

·    Sistem Tanggal (Chronologi)

·    Sistem Wilayah (Geograhic)

Masing-masing sistem pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri .

b.      Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi

c.       Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya

d.      Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim tersebut sebagai Out Slip.

d.       Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.

MASALAH ARSIP MENURUT PARA AHLI

1.    Masalah kearsipan

a.       Drs The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut :

·         Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi

·         Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi laiinya,jangka waktu sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

·         Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

·         Tata kerja dan peraatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan teratur.

b.      Drs. E . Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang

·         Warkat diketemukan setelah lma mencari dn membongkar seluruh tumpukan kertas.

·         Warkat setiap hari selalu bertambah.

·         Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat.

·         Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

·         Pegawai di bidang penyimpnan warkat kurang terlatih

c.       Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penggunaan sistem penggolongan (Kalsifikasi) yang salah.

·         Organisasi yang kurang baik dan perumusan tannggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas .

·         Pegawai yagn tidak terlatih.

·         Tidak ada prosedur kearsipan tertentu

·         Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.

·         Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

·         Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat yang dipinjam atau pengembaliannya.

                Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat.

·         Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.

·         Pegawai Pengelolaan Arsip kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalakan tugasnya.

·         Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.

·         Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan adanya penyusutan

·         Kerusakan arsip yang telah terjadi karena kurangnya perawatan maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majure), seperti bencana alam, kerusuhan, dll.